Les charges locatives sont à payer au propriétaire selon la forme indiquée dans le bail :
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Soit sous forme de provisions pour charges, avec régularisation annuelle
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Soit sous la forme d'un forfait à verser simultanément au loyer
Paiement par provisions
Le montant des charges récupérées par le propriétaire doit être justifié.
Provisions et justificatifs
Les provisions pour charges mensuelles sont fixées sur la base :
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des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges
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ou, si le logement est situé dans un immeuble en copropriété, du budget prévisionnel.
Régularisation annuelle et justificatifs
Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :
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le total des provisions déjà demandées par le propriétaire au locataire
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avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.
Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le propriétaire demande un complément.
Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit communiquer au locataire les informations suivantes :
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Décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
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Mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif
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Note d'information sur le mode de calcul liés au chauffage et à la production d'eau chaude
Sur demande du locataire, le propriétaire transmet le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.
Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.
Si la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.
Paiement au forfait
Le montant du forfait doit être inscrit dans le bail. Il ne peut pas être manifestement disproportionné au regard du montant de charges appliqué au précédent locataire.
Le forfait ne peut pas donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure.
Son montant peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal.
Son versement est fait en même temps que le loyer. La périodicité est prévue dans le bail.